Lager umziehen zu Fulfillment-Dienstleister – so geht’s

Der Wechsel zu einem Fulfillment-Dienstleister erscheint kompliziert und alles andere als einfach. Es sind viele Aufgaben zu erledigen und viele Dinge im Vorfeld abzustimmen. Ihr neuer Fulfillment-Partner kann Ihnen dabei helfen, ein durchdachtes Konzept, abgestimmt auf Ihre Situation zu erstellen. Eine detaillierte Planung und strikte Umsetzung sind die besten Vorausssetzungen für einen Lagerumzug.

Wir helfen Ihnen gerne und haben die wichtigsten Schritte in diesem Artikel für Sie zusammengefasst. Ein kleiner Leitfaden hilft Ihnen Schritt für Schritt den Wechsel bestmöglich umzusetzen und nichts zu vergessen!

Der Weg vom eigenen Lager zur perfekten Logistik bei einem Fulfillment Dienstleister erfordert eine Vielzahl von Aktivitäten und Entscheidungen. Es lohnt sich aber: oft erleben die E-Commerce Kunden danach einen besseren Service und der Webshop-Betreiber hat einerseits bessere Kalkulationsgrundlagen, benötigt weniger Investitionsmittel und kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. 

Im Folgenden wollen wir Ihnen eine Hilfestellung geben, welche Schritte auf dem Weg zu Ihrem Fullfillment Service wichtig und nötig sind.

Dienstleister auswählen: Anfrage, Angebot und Unterschrift

Während der Angebotsphase ist eine Abstimmung der Leistungen auf Ihre Bedürfnisse wichtig. Das Angebot eines Fulfillment Dienstleisters sollte auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sein. Ein modularer Aufbau ist häufig ein gutes Mittel, um Kosten nur dann entstehen zu lassen, wenn eine Leistung auch tatsächlich abgerufen wird. Pauschalangebote sind für beide Parteien meist langfristig schwer kalkulierbar und führen zu einem Ungleichgewicht zwischen den Vertragsparteien.

Nach einer Kalkulation haben Sie sich für einen Dienstleister entschieden. Achten Sie bei dieser Entscheidung darauf, dass nicht nur der Preis die entscheidende Rolle spielt. Vielmehr werden zukünftig Service-Level-Agreements, Versandzeiten am Tag und individuelle Mehrwertleistungen, sog. Value Added Services, eine wichtige Rolle spielen. Nur dann heben Sie sich vom Markt ab und können USP's gegenüber Ihren Mitbewerbern ausspielen. Ein guter Fulfillment-Partner kann Ihre Position am Markt stärken und Ihre Positionierung positiv beeinflussen. 

Digitale Services von Fulfillment Dienstleistern

Von besonderer Bedeutung ist auch das Angebot an digitalen Services. In der heutigen Zeit und den damit verbundenen Möglichkeiten muss Ihr neuer Fulfillment-Partner beste Vorraussetzungen erfüllen. Neben Versandbenachrichtigung per E-Mail und sogar SMS an Ihre Kunden, sind auch die Webservices für Ihr Tagesgeschäft sehr wichtig. State of the Art sind Online-Portale, mit denen Sie selbst Ihre Logistik im Fulfillment Center in Echtzeit steuern und verwalten sowie Ihre Leistungen nach Ihren Wünschen anpassen können.

Für die automatisierte Auftragsübernahme, den Bestandsabgleich oder die Rückübertragung von Sendungsdaten zu Ihrem ERP- oder Shopsystem müssen außerdem Schnittstellen zur Verfügung stehen. Ein moderner Dienstleister kann solche Leistungen abbilden und auch individuelle Schnittstellen erstellen.

Fulfillment Kickoff: Kunden Dienstleister lernen sich kennen

Bevor es losgeht, ist es sehr wichtig, dass sich alle Beteiligten einerseits die Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner ausgetauschen, sie sich andererseits aber auch besser kennenlernen. Das klingt so selbstverständlich, ist aber in der Praxis immer wieder Ursache für unnötige Probleme. Es lohnt sich, in diese Kennenlernen etwas Zeitaufwand zu stecken - denn es darf nicht vergessen werden, dass der Logistik-Partner nun Ihren gesamten Warenwert und damit die Grundlage Ihres Unternehmens lagert. Diese Beziehung zu Ihrem Dienstleister muss vertrauensvoll, effizient und durch ein Miteinander geprägt sein. Basis hierfür ist ein Kennenlernen des Gegenübers. Die jeweiligen Ansprechpartner aus den verschiedenen Abteilungen sollten Kontakt aufnehmen und sich gegenseitig vorstellen, über ihre Erwartungen sprechen und einfach wissen, wer das Gegenüber ist. Dies schafft Vertrauen und senkt Kontaktschwellen, auch wenn es irgendwann später mal zu Fehlern kommen sollte (und es dann Anliegen beider Seiten ist, diese schnellstmöglich in einem offenen und vertrauensvollen Kontakt zu beseitigen). 

Kontakte zum Fulfillment Dienstleister

Im Lager der LSM Logistik gibt es - neben dem Vertrieb, mit welchem Sie zu Beginn Kontakt haben - ein eigenes Support-Team. Dieser Kundensupport kümmert sich um alle operative Anliegen und ist in erster Instanz Ihr wichtigster Ansprechpartner. Keine Sorge, die Support-Teams sind nicht so groß, dass Sie jedes Mal jemand Anderes am Telefon hätten: Bei LSM sind effiziente Teams einzelnen Kunden oder Gruppen zugeordnet und kennen Sie und Ihr Unternehmen, wenn Sie am Telefon sind. Auch die E-Mail-Kommunikation wird mit einem professionellen Ticketsystem unterstützt und garantiert die Bearbeitung durch einen Mitarbeiter von Anfang bis zum Schluss.

Neben operativen Fragen ergeben sich  natürlich immer wieder auch strategische Themen. Sie lernen bei LSM Logistik daher auch die Entscheider im Hintergrund kennen und können neue Fragen mit Ihnen schnell uns unkompliziert lösen. Sprechen Sie dabei Ihren Bedarf, Ihre Überlegungen zu zukünftigen Strategien und aktuelle Herausforderungen an. Wichtig für den Dienstleister ist es, Ihre Wünsche und Anforderungen - aktuelle wie zukünftige - möglichst gut zu kennen, um sich darauf bestmöglich einzustellen. Je umfangreicher und detaillierter er über Anforderungen informiert wurde, desto besser ist dann auch die erbrachte Fulfillment-Lösung. Sprechen Sie offen aus, was Sie gerne hätten. Wir finden eine Lösung für Sie.

Konzeption, Planung und Vorbereitung der Fullfillment-Services

Auf Basis eines zwischen Dienstleister und Kunden abgestimmten Zeitplans werden jetzt beim Fulfilllment Dienstleister Prozesse geplant, Arbeitsabläufe vorbereitet und ggfls. IT-Schnittstellen geschaffen. In dieser Phase wird es auch immer wieder Abstimmungen mit dem Auftraggeber geben, damit später alles optimal läuft.Die Dauer einer solchen Planungsphase richtet sich natürlich nach dem Umfang und der Komplexität des jeweiligen Projekts. Sind nur ein paar wenige Produkte zum einfachen Versand einzulagern, ist das schnell geplant. Sind dagegen tausende Produkte aus einem alten Lager zu übernehmen, umfangreiche Value Added Services umzusetzen und individuelle Schnittstellen zu Ihrer eigenen IT zu erstellen, braucht diese Planungs- und Vorbereitungsphase natürlich länger.

Schulung im Fulfillment-Online-System - vor dem Start

Neben einer Schnittstelle und automatischen Prozessen, die meist 99% des Tagesgeschäfts im Fulfillment abdeckt, bietet ein modernes Dienstleistungs-Unternehmen auch Online-Portale. Über Ihren eigenen Account werden darin weitere Leistungen abgebildet. Meistens geben Ihnen solche Portale auch noch mehr Auswertungsmöglichkeiten oder detaillierte Informationen zu Ihren Lagerwaren. "Logistik 4.0" kann heutzutage sehr viel bieten und wird sehr schnell komplex. Sie werden sehen, dass ein solches Fulfillment-Tool zu Ihrem täglichen Begleiter wird und Sie Ihre Logistik damit sogar besser im Griff haben können, also es in bei vielen Unternehmen im eigenen Lager der Fall ist. Eine gute Schulung vorab ist daher absolut sinnvoll. Im Zuge dieser werden auch außerdem operative Fragen Ihrer Mitarbeiter geklärt sowie Unsicherheiten beiseite geräumt. Vergessen Sie nicht, der Umzug zu einem Dienstleister ist auch für Ihre Mitarbeiter Neuland.

Umzug und erster Auftrag: der Start des Dienstleister-Fulfillments

Jetzt ist es soweit: nach der Findung des richtigen Partners, dem Kennenlernen, der Vorbereitungsphase und der Schulung in Online-Systemen kann der eigentliche Umzug hin zum Lager des Fulfillment Dienstleisters angepackt werden. Je nach Umfang des Lagers sowie der individuellen Struktur eines Unternehmens gibt es keine allgemeingültige Formel sondern nur individuelle Konzepte. Die Schnelligkeit des Sortiment-Transfers sowie die Kürze eines evtl. notwendigen Versandstopps hängen von der Planung des Lagerumzugs ab. Die Anzahl der Aufträge, die Produktvielfalt, Schnell- und Langsamdreher sowie neue oder anrollende Bestellungen von Lieferanten sind zu beachten.Die erste Lieferung, der erste Auftrag.

Bei kleinen Lägern kommt häufig der Umzug binnen weniger Tage mit einem kurzen Versandstopp in Betracht. Ganz nach dem Motto "kurz und knackig"! Bei größeren Lägern ist dies natürlich deutlich komplizierter. In Abstimmung mit den IT-Möglichkeiten Ihres Shop-/ERP-Systems (z.B. bei Mehrlagerfähigkeit) ergeben sich auch zusätzliche Möglichkeiten. Um einen Versandausfall weitestgehend zu vermeiden ist ein Auftragssplitting eine gute Option, um Artikel für Artikel von A nach B zu transportieren. Auch hierbei kann man z.B. einen Monatsbedarf im Vorfeld ins neue Lager senden, um dann auf Knopfdruck den Abgangsort zu wechseln. Eine genaue Planung zusammen mit Ihrem Dienstleister ist sehr wichtig, um die beste Alternative für Sie und Ihre Kunden zu finden.

Ihr Partner übernimmt den Transport und kümmert sich - je nach Planung - um eine möglichst schnelle Bereitstellung im neuen Lager. Sie übernehmen die Organisation in Ihrem alten Lager sowie um die Auswahl der Artikelreihenfolge. Gemeinsam wird so ein Konzept geschaffen, welches einen möglichst raschen und reibungslosen Übergang gewährleistet.

Steht die Logistik in den Startlöchern und sind die Lagerwaren bereits eingelagert, kann der Versand an Ihre Kunden starten. Der erste Auftrag über die Schnittstelle oder das Online-Portal kann erfasst und verfolgt werden. Nicht selten wird auch ein Testauftrag an Sie erstellt. Dadurch erhalten Sie den besten Eindruck und erleben die Zufriedenheit Ihrer Kunden hautnah.

Die Auftragsabwicklung für Ihr Tagesgeschäft ist nun bereit und kann neue Aufträge an Ihre Kunden annehmen. Um ein noch besseres Gespühr für die Schnelligkeit der Logistik zu bekommen, ist es sinnvoll stichprobenartig die ersten Empfänger zu kontaktieren. Fragen Sie sie über die Erfahrung des neuen Services aus. Dies schafft Vertrauen und ist zugleich eine Kontrolle um nicht-abgestimmte Prozesse schnell zu korrigieren.

Review nach drei Monaten

Die ersten drei Monate vergehen schnell und viele Aufgaben müssen in dieser Zeit erledigt werden. Dies begnnt bei der Änderung der Lieferanschrift bei Lieferanten und zieht sich über viele kleine Dinge des Alltags hinfort. Nicht zu vergessen der Kundenservice, dessen Mitarbeiter keinen direkten Zugriff mehr ins Lager haben. Bis alle Prozesse auf die neue Situation abgestimmt sind, kann es eine Weile dauern. Sie merken jedoch sehr schnell, welches Potenzial durch den Einsatz eines Dienstleisters für wichtigere Themen offengelegt werden kann.

Auch Ihr neuer Fulfillment-Partner benötigt etwas Zeit um Sie, Ihre Mitarbeiter und besonders Ihre Produkte kennenzulernen. Auch der Umgang mit neuen Produkten muss erst gelernt werden. Dabei kommt es in den ersten Wochen des Versands nicht selten zu kleineren Herausforderungen und Rückfragen. Nur dann können Sie sicher sein den richtigen Partner gefunden zu haben, der sich auf Ihre Bedürfnisse und Ihre Wünsche einstellt.

Um die Prozesse zu optimieren und abzustimmen ist ein Review nach drei Monaten sehr wichtig. In einem gemeinsamen Gespräch vor Ort können Probleme ausführlich analysiert und Lösungen geschaffen werden. Häufig wird dies auch mit der Aufschaltung weiterer Leistungen verbunden, um Ihrem Kunden noch mehr Services zu bieten. Dieser Abstimmungsprozess ist für alle Beteiligten sehr wichtig und garantiert eine höchstmögliche Qualität der Auftragsabwicklung.