Eigenes Lager vs. Outsourcing des Fulfillments - Vorteile & Nachteile

Effizientes und reibungsloses Fulfillment ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im E-Commerce, gerade in Zeiten, in denen der Wettbewerb online immer stärker wird. Die Kundenzufriedenheit (und damit Umsatz) hängt davon genauso ab, wie die von Kunden abgegebenen Online-Bewertungen.  

Das Ziel ist dabei klar: Ein Optimum zwischen Kosten und Leistung des Fulfillments finden.

Was aber ist im E-Commerce besser: Ein Lager in Eigenregie oder das Lager und Fulfillment im Outsourcing zu betreiben? Diese Frage lässt sich so pauschal und allgemeingültig gar nicht beantworten. Wir wollen Ihnen aber im Folgenden wichtige Kriterien für eine gute Entscheidung an die Hand geben.

Lager in Eigenregie oder Fulfillment-Dienstleister?

Die grundlegenden Unterschiede zwischen den beiden Varianten liegen erst einmal in den Bereichen Finanzen und Organisationsaufwand. Hier gilt es einmalige Investitionskosten und laufende Kosten ebenso abzuwägen wie den Aufwand für das Management und das operative Personal.

Investition versus laufende Kosten

Zuerst einmal legen Sie in einem eigenen Lager Investitionsgelder fest, die Sie evtl. anderweitig als liquide Mittel für Ihr weiteres Wachstum besser nutzen könnten. Jetzt müssten Sie diese in eine Halle, deren Ausstattung, notwendige Software etc. stecken. 

Diese Investitionen entfallen im Outsourcing, denn von Halle bis Software hat ein Dienstleister schon alles und Sie können genau so viel davon nutzen, wie es für Sie notwendig ist. Dafür fallen dann laufende Gebühren bzw. Kosten pro Versand an, die sich immer an den Nutzungsumfang anpassen.

Rechnet man die Gesamtkosten für das Fulfillment, spricht man in Branchenkreisen von 5% bis 15% Einsparpotential durch ein Outsourcing gegenüber einem eigenen Lager. Das wird beispielsweise durch die effizientere Auslastung der genannten Investitionsgüter erreicht wie auch durch Großversendertarife beim Versandporto.

Managementaufwand und Arbeitseffizienz

Ein wichtiger Punkt ist oft auch die Frage, ob das Management eines Webshops überhaupt die Zeit und das Know-How hat, ein eigenes Fulfillment aufzubauen, zu betreiben und laufend zu optimieren. Die Überlegung ist dann: Habe ich mehr davon, mich auf Kunden, Marketing, Sortiment und Webshop zu konzentrieren, um so mein Wachstum zu fördern? Oder bringt mir der Aufbau eines eigenen Fulfillments eventuell mehr? Diese Frage ist natürlich nur individuell für jedes Unternehmen zu beantworten. Machen Sie sich aber klar, dass Fulfillment genauso spezielles Know-How benötigt wie jeder andere Bereich. Sie müssen sich entweder einarbeiten und intensiv darum kümmern oder Personal mit entsprechendem Wissen anstellen.

Weitere wichtige Fragen, die Sie sich stellen müssen: Wie effizient arbeiten Mitarbeiter im Lager und Versand und wie trainieren Sie diese? Wie organisieren Sie den Personaleinsatz flexibel in Fällen von Krankheit, Urlaub oder Spitzenlasten (und verlieren durch schlechtes Fulfillment dann keine Kunden)? 

Skalierbarkeit

E-Commerce hat immer wieder einmal große Wachstumsraten, geht aber manchmal auch wieder ein Stück zurück. Stellen Sie bei einem eigenen Lager sicher, dass Sie immer ausreichend Kapazität an Lagerplatz und Personal haben, damit das Fulfillment atmen kann und sich auf den aktuellen Bedarf anpasst. Nur wenn sie laufend so skalieren, funktioniert das Fulfillment auch kosteneffizient.

Im Outsourcing ist das natürlich viel einfacher. Immerhin hat der Anbieter normalerweise große Kapazität und sie nutzen vertraglich einfach immer genau den Umfang, den sie benötigen. Ein 100%iges Skalieren anhand der aktuellen Unternehmensentwicklung ist damit leicht möglich.

Kontrolle und Einfluss

Eine wichtige Frage ist darüber hinaus, welche Kontroll- und Eingriffsmöglichkeiten sie haben. Im eigenen Lager liegen diese natürlich zu 100% vor. Im Falle des Outsourcings hängt das sehr vom jeweiligen Dienstleister ab: Gibt es eine Software, mit der Sie jeden einzelnen Vorgang einsehen und beeinflussen können? Gibt es vielleicht sogar Schnittstellen für einen automatisierten Einfluss? Oder bietet der Outsourcing-Anbieter nur eine Blackbox?

Weisungsbefugnis

Im eigenen Lager sind Sie natürlich völlig weisungsbefugt. Das führt bei vielen Unternehmern oft zum Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben oder haben zu müssen. Natürlich kann das ein Vorteil für das eigene Lager sein, können Sie doch im Detail festlegen, wie was wann gemacht werden soll. 

Sie sollten allerdings sicher stellen, dass diese Weisungsbefugnis auch mit großem Know-How rund um Fulfillment-Vorgänge verbunden ist. Das ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass sie auch wirklich zur Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen beiträgt und nicht nur "ein schönes Gefühl" ist.

Im Outsourcing fehlt erst einmal die direkte Weisungsbefugnis auf die Mitarbeiter im Lager und Sie können die Abläufe dort nicht direkt beeinflussen. Aber natürlich haben Sie weiterhin Weisungsbefugnis in einem anderen Sinn: Sie sind Kunde und legen gemeinsam mit dem Dienstleister vertraglich fest, welche Leistungen zu erbringen sind und wie diese ablaufen. Immerhin bezahlen Sie dafür. 

Fulfillment als Dienstleistung in externen Lagern verändert also die Art, wie sie Anweisungen geben, sie verlieren aber als Unternehmen die Weisungsbefugnis nicht. Sie können nur "nicht einfach mal ins Lager gehen und schauen" - was aber oft eher ein emotionales Argument ist und nichts mit dem rationalen Unternehmenserfolg zu tun hat.

 

Aktionen und Spitzenlasten in Ergänzung zum eigenen Lager

Manchmal ist aber gar nicht die Frage, ob Outsourcing oder nicht, sondern wie man die Vorteile beider Lösungen miteinander verbinden kann. Sinnvolle Bereiche, in denen E-Commerce-Händler, die ein eigenes Lager betreiben, gleichzeitig mit Fulfillment-Dienstleistern zusammenarbeiten, sind: 

  • Top-Seller-Versand
    Welche Produkte oder Warenkorb-Kombinationen werden besonders häufig bestellt? Gerade solche Schnelldreher, die dauerhaft oder auch zeitlich begrenzt laufen, sind typisch für die Ergänzung des eigenen Fulfillments durch externe Dienstleister. Man entlastet damit sein eigenes Lager und hat gerade für die Top-Seller ein optimales Fulfillment.    
  • Spitzenlastabdeckung
    Jede Branche hat Zeiten, in denen mit besonders hohem Bestellaufkommen zu rechnen ist - und branchenübergreifend ist das vor Weihnachten. Viele Lager kommen in solchen Spitzenlastzeiten an ihre Grenzen, Lieferzeiten verlängern sich und fast automatisch steigt damit auch die Retourenquote. Eigentlich gute Zeiten für das Wachstum werden so unrentabler und Kunden unzufriedener. Ein Outsourcing-Lager als Unterstützung parallel zum eigenen Lager kann so etwas abfangen.
  • Großer Aktionsversand
    Einmalig eine sehr große Anzahl an Versandvorgängen - das stört oft das normale operative Tagesgeschäft, verschlechtert die Leistung gegenüber Bestandskunden und führt zu Problemen in der Kapazität (von Personal bis Raum). Auch hier kann ein Outsourcing sinnvoll unterstützen. 

 

Checkliste: Eigenes Lager vs. Fulfillment-Outsourcing

Wie haben oben wichtige Kriterien für die Entscheidung eigenes Lager oder Fulfillment-Outsourcing aufgezeigt. Im Folgenden noch einmal eine Checkliste, die auch noch weitere, kleinere Kriterien enthält und ergänzt. Das Ziel ist dabei immer klar: Kosten einsparen oder Leistung verbessern bei ähnlichen Kosten.

  • Investitionskosten und gebundenes Kapital versus laufende Kosten für das Fulfillment
    • Eigenes Lager: Kosten für Lagermiete/-bau, Software, Ausstattung wie Regale, Stapler, Packstationen, etc.
    • Outsourcing: Setupkosten, monatliche Kosten, Kosten je Fulfillmentvorgang, Versandkosten
    • Ggf. Risikoverlagerung bzw. -reduzierung durch geringere Investitionskosten
  • Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung
    • Ggf. geringere Kosten im Versand durch Nutzung Großversendertarif im Outsourcing. 
    • Kosten verteilen sich ggf. auf mehrere Kunden eines Dienstleisters (z.B. Software, Lagerausstattung etc. gemeinsam genutzt)
    • Effizienzsteigerung durch optimierte Prozesse aufgrund Erfahrung des Dienstleisters
  • Personal
    • Kontrolle und eigene Personalführung versus Notwendigkeit von Personalfindung und -schulung
    • Leistungsrisiko bezüglich Personalqualität des Dienstleisters; ggf. vertragliche Leistungszusagen
    • Sicherstellung Fulfillment bei Krankheit, Urlaub etc.
  • Lieferzeit / Fulfillment-Geschwindigkeit
    • Verringerung der Retourenquoten durch schnelles Fulfillment
  • Konzentration auf Kernkompetenzen des Unternehmens
    • Wie erreicht man mehr Wachstum und Rendite? Konzentration auf E-Commerce und vielfältige Anforderungen des Onlinemarketings oder durch Ausbau des eigenen Fulfillments?
  • Leistungsrisiken
    • Eigenes, betrautes Personal versus Personal und Qualität des Dienstleisters
  • Abhängigkeit und Kontrolle
    • Einerseits von Zuverlässigkeit und Qualität des Oursourcing-Dienstleisters
    • Andererseits von eigenen Mitarbeitern (inkl. Arbeitsqualität, Krankheitszeiten etc.)
  • Individualisierung und Sonderfälle
    • Eigenes Lager: höhere individuelle Veredelung (z.B. individualisierte Produkte) leichter möglich
    • Outsourcing: Veredelung (z.B. Bundeling) abhängig vom jeweiligen Dienstleister